NO CONFORMIDAD

Concepto de no Conformidad

Una no conformidad es el incumplimiento la ISO; 9001 del 2008 la cual está encargada de reglamentar todos los documentos  pertenecientes al sistema de gestión de calidad o la legislación aplicable al producto o servicio. Lo que quiere decir, que una no conformidad, es aquella que no cumple con los requisitos establecidos.

Procedimiento y requisitos de las no conformidades

Los procedimientos que pertenecen las no conformidades  se encuentran registrados en la  ISO 9001 DEL 2008 para dar
Identificar los productos o los servicios no conformes
Realizar  estrategias de mejora a loa productos o servicios no conformes de acuerdo  a los intereses del cliente
Crear acciones  de mejora que prevean dificultades en un futuro  en cuestión de las no conformidades relacionadas con los productos o servicios que ofrece la compañía.

Los requisitos que se encuentran establecidos en la ley para las no conformidades según la ISO 9001del 2008 son

ü  Requisitos generales

ü  Requisitos de la documentación generalidades

ü  Manual de calidad para efecto de  la no conformidades quiere decir que en el momento de documentar los formatos estos no cuenta con el alcance del implica el  sistema de gestión de calidad, no cuenta con una planeación  del sistema, en donde plasme la descripción de los procesos de forma documentada. No cuenta con exclusiones justificadas, no son citados los procedimientos correspondientes a cada uno de los requisitos que  establece la norma

ü  Control de documentación.

ü  Control de registro.

Procedimientos para corrección de no conformidades

Acciones a tomar que sean  determinantes y concisas
Detallar las actividades de forma completa y soportada en los documentos.
Plasmar la fecha de finalización de acciones correctivas
Soportar la acción correctiva que se efectuó

Es claro que para este procedimiento se tuvo en cuenta el proceso administrativo y la metodología  de PHVA.
Por lo que podemos concluir que las acciones correctivas son situaciones de aprendizaje y lecciones de experiencia

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Normas legales y Procedimientos de las Novedades 

Calidad

 La calidad es un conjunto de actividades empresariales propuestas por la organización con el fin de mejorar, perfeccionar  e impactar con cada uno de los productos, servicios, o benéficos que ofrece a dicho publico objetivo. La calidad consiste en planear, controlar y mejorar todo lo que permite que los procesos que lleva la organización se den a cabalidad y satisfaga la necesidad del cliente y sean de calidad

Proceso

 El proceso del SGC  se encuentra fundamentado en las siguientes actividades

 Estructura de la organización
  La planificación (estrategia)
     Los recursos y los procedimientos, y procesos que lleve la organización

Procedimiento

Los procedimientos son módulos homogéneos que detallan el proceso, en el cual se delega unan responsable por actividad

para el  los procesos en los que interviene el SGC, es decir, todos es importante terne en cuenta los siguientes procedimientos  realización del SGC

Enfoque al cliente
Liderazgo
Participación del personal
Enfoque a procesos
Enfoque a sistema
Mejora continua
Decisiones basadas en hechos
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Formatos del control de novedades

ü  Control de la asistencia y retrasos (Macro con la base de datos del personal de la compañía), verifica, las faltas justificadas por motivos médicos, calamidad domestica,
ü  Control de vacaciones mide el tiempo de inicio y tiempo de finalización de las vacaciones
ü  Control de salarios, verifica salarios, reajustes, despidos colectivos entre otros
ü  Control de costos: para verificar las comisiones de los vendedores, las propagandas.
ü  Control presupuestario verifica las provisiones de los gastos de personal

PlLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES

Planilla integrada de liquidacion de aportes

El aplicativo de en liquidación de aportes es un mecanismo virtual y telefónico que permite realizar  la solicitud, certificación de los diferentes pagos que se deban a consignar a las diferentes entidades  este mecanismo se encuentra autorizado por el ministerio de salud y el ministerio de protección social , este mecanismo se encuentra   regulado por superintendencia financiera  de Colombia la cual es la encargada de facilitar este aplicativo para  el pago oportuno de aportes parafiscales y de seguridad social

1.     Registros al aplicativo

2.     tipo de aportante

3.     Luego de realizar el registro el mismo sistema se encargará de realizar la liquidación.  Para hacer  un recorrido más asertivo  se  presentara  un  paso a paso de la forma  en cómo una persona  puede hacer consulta  para solicitar o consultar la clave de pago

4.     Esto es para el aporte  de  pagos parafiscales y  seguridad  social, esta solo cuando el tipo de aportante es empleador, domestico e independiente  y puede realizar planillas de hasta 29 cotizantes  por medio de la modalidad de planilla asistida.

5.     En este comprobante se realiza la relación de los datos del aportante,  el numero de clave, 10 fechas de pago, los periodos  de pago pensión  y salud, y las entidades que se les realiza el pago de los aportes  y en la parte inferior las entidades  a las que se les deben hacer la respectiva consignación.

6.     Luego de esto se consulta el certificado  de aportes de la siguiente forma

Todo lo anterior lo podrás visualizar en el siguiente vídeo

https://www.youtube.com/watch?v=r3UGoJDifOE

BASE PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACION

FORMULAS PARA CALCULAR PRESTACIONES SOCIALES

·         Prima de servicios: (Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360

·         Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados)/360

·         Intereses sobre cesantías: (Cesantías * Días trabajados * 0,12)/360

·         Vacaciones: (Salario mensual básico * Días trabajados)/720

INDEMINIZACIONES

TRAMITES DE INCAPACIDAD

El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual. 

En materia de Riesgos Profesionales, el Artículo 2º de la Ley 776 de 2002 define la incapacidad temporal como aquella que, según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Profesionales, le impida desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado. 

De acuerdo con el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, el cual fue modificado mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013, estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado; y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.

En el Sistema General de Riesgos Laborales, las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral.

                             

TRAMITE PARA SU COBRO

Con la vigencia de la Ley Antitrámite, son los empleadores y no los trabajadores quienes tendrán que tramitar el reconocimiento de incapacidades y licencias ante la EPS, mediante la radicación (certificado emitido por médico red de la EPS) o transcripción (certificado emitido por médico no adscrito a la EPS).

El reconocimiento del subsidio económico no se modifica por la Ley Antitrámite, mensualmente se seguirá entregando la nota contable al empleador para su cobro a la EPS, hasta el 1 mayo de 2012, cuando el pago se realice en forma directa (transferencia electrónica).

El pago de las prestaciones económicas al empleador, será realizado directamente por la EPS, previa revisión y liquidación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de los certificados médicos y a partir de la autorización de la prestación económica por parte de la EPS, se realizará el reconocimiento de manera directa o transferencia electrónica en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles.

APLICATIVOS PARA LIQUIDACIONES DE NOMINA

Algunos de los software que se tienen a disposición en el mercado, son los siguientes :



Talentos Sector Oficial

 Sistema para la Gestión y Administración del Recurso Humano del Sector Oficial.

Nómina y talento Humano para funcionarios activos y pensionados del sector público. Solución totalmente web.

HELISA - NÓMINA

Administración del Recurso Humano

 

HELISA NÓMINA es un sistema integrado para el manejo del Recurso Humano. Por su flexibilidad en la parametrización se adapta a diferentes tipos de sectores como comerciantes, de la construcción, de producción, sector Educativo, Sector Solidario (CTA)

Sistema de Información HUMANO®

Líder en Gestión Humana y Liquidación de Nómina

Es la base tecnológica que soporta la gestión integral de los procesos de Recursos Humanos.

NOVASOFT GTH

Suite de Nómina y Gestión del Talento Humano

NOVASOFT GTH es una suite robusta de productos diseñada para automatizar los procesos del área de Talento Humano y Nómina y aportar información estratégica y operativa a todas las áreas del negocio

KACTUS-HCM

Solución Tecnológica para la Gestión Estratégica del Talento Humano

“Dejamos huella en el bienestar de la gente, generando competitividad en las compañías”

BASE DE APORTES

PRESTACION	VALOR	DEFINICION
SALUD Ley 1122 del 2007 Art. 10	Por salario mínimo mes ($86.100) Empleador:$ 58.500 Trabajador:$27.600	Con la Ley 1607 de 2012, art. 25, quedan exonerados excepcionalmente de aportes a salud: - Las sociedades y personas juridicas y asimiladas contribuyentes del impuesto de renta y complementarios. -Las personas naturales empleadoras que tengan dos o más empleados. Requisito: No superen los 10 Salarios mínimos
PENSIONES Ley 797 de 2003Art.7	Por salario mínimo mes $ 110.200  Empleador:$82.600 Trabajador:$27.600	Cotización: 16%. Empleador:12%Trabajador:4% Decreto 4982 de 2007
RIESGOS PROFESIONALES Decreto 1772 de 1994 Art 13	VALOR INICIAL Salario Mínimo Riesgo I:$ 3.600 Riesgo II:$ 7.200 Riesgo III:$ 16.800 Riesgo IV:$ 30.000 Riesgo V:$ 48.000	VALOR INICIAL Según Actividad Económica Riesgo I :0.522% Riesgo II: 1.044% Riesgo III: 2.436% Riesgo IV: 4.350% Riesgo V: 6.960% A cargo del Empleador
APORTE ICBF Ley 89 de 1988 SENA Ley 21 de 1982 Cajas de Compensación Familiar	3% ICBF 2% SENA 4% Cajas A cargo de la empresa. Base: Sobre los pagos que constituyan salario.	Con la Ley 1607 de 2012, art. 25, quedan exonerados excepcionalmente de aportes al ICBF y SENA:  - Las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes del impuesto de renta y complementarios. -Las personas naturales empleadoras que tengan dos o más empleados. Requisito: No superen los 10 Salarios mínimos
SUBSIDIO FAMILIAR Ley 21 de 1982 y Ley 789 de 2002Art. 3	Se paga por las Cajas de Compensación Familiar en dinero a quienes devenguen hasta $2.757.820 ( 4 salarios mínimos legales mes) Resultante del aporte que la empresa hace a las Cajas	Suma de dinero, pagos en especie y en servicios, que paga la Caja de Compensación Familiar al trabajador

CONCEPTOS

Cesantías

Es una prestación social  que tiene como objetivo dar al colaborador lo equivalente a un  mes de salario por cada año de trabajo se liquida anualmente  el 31 de diciembre y se consigna al fondo de pensiones de col fondos antes del  15 de febrero del siguiente año según lo establecido en la ley  50 de 1990 

 Acontinuacion nse presenta la formula para realizar su calculo 

Intereses a las cesantías

 E s una prestación social  que el empleador se  encarga de dar a  el colaborador, es un beneficio  financiero  que  la empresa otorga al  colaborador para  hacer el cálculo  de los intereses a las cesantías  se tiene presenta las cesantías que va de acuerdo a la prestación de  servicio.

Primas legales.

Es una prestación social que el  empleador  realiza al colaborador con el fin de recompensar  la labor  ejecutada por el trabajador durante el año, ahora bien, las primas son pagadas  por 15 días de  trabajo por   cada semestre laborado.

 Primas extralegales

Las primas extralegales   son beneficios  que el empleador da a el colaborador  reconociendo su labor, este beneficio no corresponde a lo establecido a la ley es un  benéfico que se  establece en el contrato de trabajo pero el monto lo establece  la empresa.

Indemnizacion sin justa causa justificada

La indemnización  sin justa causa corresponde a 30 días de salario por año laborado, eso para  el contrato a termino indefinido, ahora  para el  tipo de contrato  a termino fijo corresponde a el pago de 10 salarios mensuales que corresponde a 30 días  laborados para  las personas que trabajan  1 año o menos.

 Las indemnizaciones sin causa justificada se encuentran registradas en el Artículo 64 del código sustantivo del trabajo. Para realizar su cálculo se tiene presente el salario devengado por el colaborador,  la base para su liquidación se toma lo establecido por el Articulo 127 de salarios, establecido en el título V del código sustantivo de trabajo. para esta no se tiene en cuenta en el momento de realizar el cálculo el auxilio de transporte, las vacaciones o las prestaciones sociales según lo establece la ley, las prestaciones  sociales no forman parte del salario. 

Prestaciones económicas provenientes de la Gestión de la seguridad y salud ocupacional, incapacidades, accidentes de trabajo.

Las prestaciones  económicas provenientes de la gestión de la seguridad y salud ocupacional corresponden a  las incapacidades por enfermedad laboral que corresponden al cálculo del día siguiente del incidente ocurrido de trabajo hasta el momento de su rehabilitación, de acuerdo a lo sucedido en donde se le dictaminen si es  incapacidad permanente, parcial,  invalidez o muerte.

Origen y vigencia de la novedad

 

El origen y pago  de las novedades  son las eventualidades que ocurren en los trabajadores  y la vigencia va de acuerdo a lo ocurrido durante el mes de la eventualidad.

 

Procedimiento para trámite de documentos.

Para realizar el procedimiento de trámites de documentos es indispensable tener  los siguientes aspectos primero la producción es decir el objetivo de el tramite, luego viene la recepción,  la distribución de acuerdo a la entidad a lo que se quiere lograr,  ahora se realiza el tramite, este trámite va dirigido a una organización o a una entidad, luego viene la consulta, la conservación y por último  la disposición final.

NORMATIVIDAD

ASPECTOS LEGALES

Aportes de seguridad social, pagos a terceros y prestaciones sociales

Las prestaciones sociales hacen parte de los beneficios de un contrato de trabajo y se deben liquidar en las fechas que indica la ley, y por lo menos se deben pro visionar cada mes o quincena según sea el periodo de pago adoptado, para lo cual hay unas fórmulas estandarizadas y sencillas que facilitan la liquidación.

Las prestaciones sociales  se componen de la prima de servicios, las cesantías, los intereses sobre cesantías,  la dotación.

Las vacaciones no hacen parte de las prestaciones sociales pero por costumbre se incluyen allí.

Las fórmulas a utilizar son:

Prima de servicios: (Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360

Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados)/360

Intereses sobre cesantías: (Cesantías * Días trabajados * 0,12)/360

Vacaciones: (Salario mensual básico * Días trabajados)/720

La base del cálculo de estos conceptos que aquí hemos denominado salario mensual, es la sumatoria de todos los pagos recibidos por el trabajador y que constituyen salario, como es el caso de las comisiones, trabajo extra, recargos nocturnos, dominicales y festivos. Se pueden excluir de la base aquellos pagos que se hayan pactado como no constitutivos de salario, considerando que estos pagos no constitutivos de salario  están sometidos a un límite legal.

Para el caso de la prima de servicios y las cesantías se incluye también el auxilio de transporte. Este no se incluye para el cálculo de las vacaciones puesto que en vacaciones el trabajador no tiene derecho al auxilio de transporte por no utilizarlo.

Por último, arriba hemos dicho que la dotación hace parte de las prestaciones sociales pero no hemos colocado ninguna fórmula para su cálculo. Esto se debe a que no existe fórmula para ello, ya que el valor de la dotación puede variar en cada caso particular y depende de la política interna de la empresa. 

Normatividad para la liquidación de aportes

La base sobre la cual se deben liquidar los aportes a seguridad social tanto en salud como en pensión, es el salario mensual según en los términos contemplados por el código sustantivo del trajo.

Así lo dispone el artículo 18 de la ley 100 de 1993 modificado por el artículo 5 797 del 2003.

Salarios, factores saláriales y prestaciones sociales

Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contra prestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. (Código Sustantivo de Trabajo art. 127 Subrogado por el Art. 14 Ley 50/90).

Plazos y procedimientos para liquidación y pagos de aportes a seguridad social, ARl y terceros.

Las planillas que podríamos utilizar son: Compensar, Enlace Operativo, Pago simple, Banco Agrario, Banco de Bogotá, Bancolombia, Mi planilla, Aportes en línea, pago simple, etc.

Para pagar los aportes parafiscales usted debe seguir los siguientes pasos: Inscribirse ante un operador de información: Este se encargará de realizar su inscripción y brindarle el apoyo requerido sobre las etapas del proceso

Diligenciar la planilla: En ella debe suministrar los datos básicos de la empresa y los empleados; si es independiente solo se requieren sus datos. Se debe elaborar una sola planilla por los seis subsistemas (salud, pensión, riesgos profesionales, Sena, ICBF y caja de compensación). Para independientes sólo se aportará a Salud (EPS) y Pensiones (AFP), la afiliación a Riesgos Laborales (ARL) es voluntaria, excepto que celebre contratos de prestación de servicios cuya duración sea superior a un mes.

Verificar el resultado: Usted debe revisar que la liquidación efectuada por el sistema coincida con los aportes de ley así:

En salud 12,5% (8,5% empleador y 4% empleado)

16% del IBC en pensiones (12% empleador y 4% empleado)

Riesgos Laborales depende de la actividad de la empresa y es a cargo del empleador,

4% del valor de la nómina para Caja de Compensación,

3% para ICBF de acuerdo a los casos previstos en la Ley 1607 de 2012 Artículo 20.

2% para el SENA de acuerdo a los casos previstos en la Ley 1607 de 2012 Artículo 20.

Autorizar el pago: Una vez verificado el valor a pagar por aportes a seguridad social, puede autorizar el pago y el sistema debitará de su cuenta o recibirá los aportes y acreditará en las cuentas de recaudo de las administradoras a las que estén afiliados sus empleados. Si el pago es mediante una planilla asistida, el operador de información le indicará la forma de hacer el pago.

Verificar el pago: Una vez la administradora recibe la información y el pago, le enviará una certificación donde confirma que su pago fue completo y sin inconvenientes.